Menu >

    Documenti

    La gestione documentale di EASYLEX consente ad avvocati e studi legali di:

    • cercare nell’intero archivio documenti/e-mail con parole chiave o in modalità full-text (richiede Web Edition);
    • creare documenti con Word oppure OpenOffice e archiviarli automaticamente nella cartella Pratica o Cliente;
    • autocomporre il documento o perfino l’e-mail a partire da modelli con i dati del cliente e della Pratica, risparmiando tempo prezioso nelle comunicazioni di routine;
    • collegare file di qualunque tipo, ad esempio quelli ricevuti dalla posta elettronica o prodotti in viaggio;
    • collegare cartelle da qualunque posizione, anche quelle con i documenti preesistenti, per non dover collegare i file contenuti uno ad uno;
    • protocollare documenti o posta ricevuta senza la presenza di un file, con possibilità di generare un’etichetta con codice a barre per il successivo collegamento dopo la scansione (con particolari scanner);
    • controllare l’accesso al documento che può essere riservato all’autore, ai referenti delle pratica o ad un gruppo di persone;
    • gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni con possibilità di rinominarlo, duplicarlo per associarlo ad altra Pratica o Cliente.

    Se si dispone della Web Edition la gestione documenti si arricchisce di funzioni evolute come:

    • ricerca full text;
    • controllo dell'accesso e della modifica a livello di singolo documento senza dipendere dalla condivisione del file system;
    • audit sull'utilizzazione del documento: chi e quando ha modificato o aperto un certo documento;
    • policy di gestione dei documenti: max documenti scaricabili al giorno, max documenti in modifica, max giorni in cui un documento può essere tenuto in modifica.

    Gran parte dell’attività dello studio professionale è incentrata nella produzione di atti e documenti in sincronia con le scadenze dell’agenda. Per questo motivo Agenda e Documenti sono integrati per ottimizzare il flusso di lavoro documentale.
    All’interno dell’Agenda del collaboratore saranno resi disponibili i modelli di documento o di e-mail da redigere, collegati all’attività del giorno.

    Video
    Creazione documenti in Word da EASYLEX
    Creazione documenti in Word da EASYLEX

    Come creare un nuovo documento, associarlo ad un pratica. Il tutto partendo da una Procedura Standard.

    Integrazione tra Agenda e Documenti in EASYLEX
    Integrazione tra Agenda e Documenti in EASYLEX

    Come funziona l'integrazione dell'Agenda e dei Documenti di EASYLEX.

    Immagini